داشتن یک ساختار سازمانی و یا به عبارتی طراحی سازمانی اصولی ، باعث می شود تا تمامی تغییرات را در سازمان سریعا متوجه شوید که این امر سبب افزایش بهره وری شرکت و رفع نیاز های ؛ کارکنان ، مشتریان و سایر ذینفعان خواهد شد .
طراحی سازمانی
کسب و کار های مؤثر معمولاً می‌توانند به تغییرات در بازار و اقتصاد واکنش نشان دهند . با ایجاد یک طراحی سازمانی مولد ، یک کسب و کار می تواند به تغییرات با حداقل اختلالات واکنش نشان دهد . یادگیری بیشتر در مورد اصول طراحی سازمانی می تواند به شما در ایجاد یک طراحی موثر برای رفع نیاز های ؛ کارکنان ، مشتریان و سایر ذینفعان کمک کند . در جواب اینکه ساختار سازمانی چیست ، باید خاطر نشان شد ؛ این اصول طراحی سازمانی در واقع یک رویکرد سیستماتیک می باشد که برای کمک به یک شرکت ایجاد می شود تا ساختار ها و مقرراتی را ایجاد کند که آن را به سمت رسیدن به اهدافش هدایت می کند . ایجاد یک ساختار سازمانی معمولاً بر بهبود جنبه های فنی و انسانی شرکت متمرکز است . در بسیاری از شرکت ها ، این اصول منجر به ؛ طراحی شرکتی کارآمدتر ، ایجاد عملیات داخلی بهتر ، بهبود سود آوری کسب و کار و خدمات مشتری می شود .
جنبه های یک طراحی سازمانی موفق
- ساختار : طراحی سلسله مراتبی کسب و کار
- استراتژی : چرایی کسب و کار و مزیت رقابتی آن
- فرهنگ : سبک هایی برای همکاری ، ارتباط یا مدیریت
- سیستم ها : فرآیند پاداش دادن به کارکنان ، ارائه گزارش های بخش و یا تخصیص منابع
- فرآیندها : فناوری ها و روش هایی که کارکنان برای انجام کارهای خود از آن استفاده می کنند
- افراد : نوع استعداد هایی که شرکت می تواند در بخش های خود استخدام کند تا به اهداف مختلف دست یابد
مزایا
در اینجا لیستی از مزایای انواع ساختار سازمانی کارآمد آورده شده است :
- سازگاری با تغییر
یکی از ویژگی های کلیدی یک طراحی موثر ، توانایی پاسخگویی به شرایط متغیر بازار و صنعت است . در حالت ایده‌آل ، یک طراحی عملی به اندازه کافی انعطاف پذیر است تا در صورت لزوم ، امکان هرگونه تنظیم فراهم باشد . - وضوح در عملیات
اتخاذ یک طراحی سازمانی کارآمد برای هر سازمانی ، صرف نظر از اندازه ، مهم است . یک طراحی عملی ، یک نمای کلی از نقش هر ذینفع را ارائه می دهد . این به کارمندان کمک می‌کند تا بتوانند ؛ مسئولیت‌های خود ، چارچوب زمانی تکمیل پروژه‌های خاص ، وظایفی که باید اولویت بندی شوند و افرادی که می‌توانند در صورت نیاز به کمک با آنها تماس بگیرند ؛ را درک کنند . یک طراحی سازمانی خوب می تواند به طور قابل توجهی بر کارایی تأثیر بگذارد ، به ویژه در شرکت های بزرگ . - فرصت های رشد
سازمانی با طراحی کارآمد می تواند از فرصت های رشد به راحتی استفاده کند ، یک طراحی سازمانی عالی شامل یک زیرساخت فناوری است که در بسیاری از مواقع مفید هستند . مثلا زمانی که یک مدیر به فکر استخدام یک کارمند جدید است ، این فناوری مفید می باشد . در واقع فرهنگ سازمانی و یا به عبارتی سلسله مراتب سازمانی اقدامات خاصی را در هنگام استخدام افراد جدید مشخص می کند .
تدوین ساختار سازمانی یکی از ملزومات اساسی مدیریت در هر سازمانی به حساب می آید که مدیران برای کسب رضایت ذینفعان …
دلایل اهمیت
برای دانستن اهمیت آن ابتدا باید بدانیم طراحی سازمانی و یا به عبارتی چارت سازمانی چیست ، چارت سازمانی شرکت خصوصی و یا دولتی ؛ در واقع یک نمودار سلسله مراتبی از جایگاه ها و مشاغل موجود در سازمان و ارتباط میان آنهاست . این نمودار سلسله مراتب ، سازمان و جایگاه‌های شغلی موجود در سازمان را مشخص می‌کند . همچنین به صورت ساده ارتباط طولی و عرضی میان جایگاه‌های کاری و شغلی را مشخص می‌کند . مهم نیست که کسب و کار شما از نظر اندازه ، رشد و یا سطح تاسیس کجاست ، برای موفقیت بایستی یکی از موارد زیر را مشخص کرده و انجام دهید .
- چشم انداز بلند مدت کسب و کار شما چیست؟ هدف شما از کسب و کار چیست و امیدوارید در آینده به چه چیزی برسید؟ در واقع ساختار سازمانی شما طرحی است برای چگونگی تحقق چشم انداز به صورت روزانه .
- به مشتریان خود چه قولی داده اید؟ مشتری شما کیست و اساساً چه قولی به آنها می دهید؟ مشتریان چگونه با کسب و کار شما تعامل دارند و چه انتظاراتی از این تعاملات دارند؟ مشتری شما تصمیم گیرنده نهایی است ، همه چیز باید از طریق آنان تایید شود . نحوه سازماندهی کسب و کارتان باید از تحقق وعده مشتری پشتیبانی کند .
- چگونه باید سازماندهی داخلی داشته باشید تا از نظر بیرونی موفق باشید؟ به عبارت دیگر ، بر اساس حضور خود در بازار (وعده مشتری) ، به چه نوع فرهنگی نیاز دارید که آن وعده را بهتر از رقبای خود انجام دهید؟ نحوه عملکرد شرکت شما برای رسیدن به اهداف خود را در نظر بگیرید .
در حالت کلی برای دانستن اهمیت این ساختار ، این سوالات را از خود بپرسید : چه نوع فرهنگ شرکتی به بهترین وجه به مشتریان شما خدمت می کند؟ چگونه کارمندان و تیم های شما می توانند برای دستیابی اهداف والاتر به بهترین نحو با یکدیگر همکاری کنند؟ اکنون چگونه تصمیم گیری می شود و آیا راه بهتری وجود دارد؟ چه سطحی از اختیارات برای تصمیم گیری لازم است؟
فرآیند ایجاد ساختار سازمانی
هنگامی که شروع به درک نحوه تعامل کسب و کار شما با عوامل بالا کردید ، آماده شروع ساختن ( یا تغییر شکل ) طراحی سازمانی خود هستید . روند کلی به صورت زیر است :
- برای آینده برنامه ریزی کنید : از خود بپرسید ، شرکت شما به کجا می رود ؟ چه کاری می خواهید انجام دهید که هنوز انجام نداده اید ؟ تا جایی که می توانید برای آینده برنامه ریزی کنید . برای سازمان های جدیدتر ، سه تا پنج سال آینده را می توانید برنامه ریزی کرده و پوشش دهید . برای سازمان های مستقر تر و با پیشینه بیشتر ، ۱۰ سال و یا بیشتر را هدف گذاری کنید .
- گذشته را در نظر بگیرید : از نظر نحوه همکاری بخش ها یا تیم ها با هم ، در نظر بگیرید که چه چیزی خوب کار کرده است و چه چیزی نه . به عنوان مثال ، آیا بخش های خاصی با یکدیگر در تضاد هستند ؟ آیا تیم های خاصی به این دلیل رقابت می‌کنند که ساختار گزارش دهی شما رقابت های غیرمفید را تشویق می‌کند ؟ این طور فکر کنید ؛ اگر خانه ای یک طبقه دارید که در فونداسیون آن شکافی وجود دارد ، مشکل تنها زمانی تشدید می شود که طبقات بیشتری را به خانه خود اضافه کنید .
- ساختار سازمانی خود را ایجاد کنید : در این مرحله ، تمرکز شما باید بر ایجاد و داشتن موارد روبرو باشد ؛ بهینه ترین و کارآمدترین گردش کار ، دستیابی به اهداف تجاری و خدمات رسانی با کیفیت به مشتریان . در این قسمت راه های زیادی وجود دارد که می توانید کارکنان خود را سازماندهی کنید ؛ بر اساس عملکرد ( فروش ، بازاریابی ، حسابداری/مالی و غیره ) ، بر اساس منطقه و بر اساس خط تولید ؛ سازمان شما می تواند عمودی ، سلسله مراتبی ، مسطح و یا ماتریسی باشد . استفاده از نرم افزار برنامه ریزی سازمان را در نظر بگیرید ؛ نمودارهای سازمانی مبتنی بر داده بسازید . دید و نگرشی پویاتر و تعاملی تر از شرکت خود به دست آورید ، اثرات تغییرات خود را در زمان واقعی مشاهده کنید ، تصمیمات آگاهانه تری بگیرید .
- ایجاد تعادل بین اختیار و مسئولیت : مهم نیست که کارکنان در کجای ساختار سازمانی قرار می گیرند ، به کارکنان خود معیارهای مساوی از اختیارات و مسئولیت بدهید . در غیر این صورت ، آنها می توانند احساس ضعف و نا امیدی کنند .
- داده ها و معیار های کارکنان را پر کنید : معیارهای کلیدی را در نمودار سازمانی خود بگنجانید تا تصویری جامع از فردی که در هر نقش مشخص شده است به شما ارائه دهد . این همچنین یک داستان بسیار بزرگتر در مورد شرکت شما نشان می دهد . این معیارها می توانند شامل رتبه های دوره تصدی و عملکرد باشند . انجام این کار به شما کمک می کند تا عوامل خطر را کشف کرده و بتوانید از قبل برنامه ریزی کنید .
- ساختار سازمانی خود را سالانه مرور کنید : این امر به اطمینان از ارتباط و برنامه ریزی برای ۱۲ ماه آینده کمک می کند . ساختار شما باید یک زندگی تکاملی داشته باشد و نه یک زندگی ایستا . از خود بپرسید آیا ساختار شما هنوز نشان دهنده نحوه انجام کار و نیاز های نیروی کار شماست ؟ آیا هیچ یک از اهداف کسب و کار شما تغییر کرده تا تغییرات ساختار شما نیز ضروری شود ؟ آیا رابطه کاری بین هر بخش ناکارآمد شده است ؟ آیا نیاز به اضافه کردن افراد دارید ؟ اگر چنین است ، کجا و چرا ؟ همه ی این جواب ها را خودتان با بررسی دقیق وظایف می توانید بیابید .
اصول طراحی ساختار سازمانی
در اینجا فهرستی از اصول طراحی سازمانی وجود دارد که می تواند بر نحوه تعامل مدیریت و کارکنان با یکدیگر و تقسیم مسئولیت ها تأثیر بگذارد .
- تخصص کار : اصل تخصص کاری ، یک عنصر کلیدی در طراحی سازمانی است . یک مدیر معمولاً مسئولیت های مختلفی را به کارکنان محول می کند . مهارت‌ها ، شایستگی‌ها ، نقش شغلی و توانایی های یک کارمند تعیین می‌کنند که چگونه یک مدیر می‌تواند کار خود را واگذار کند .
- وحدت فرماندهی : سلسله مراتب ارتباطی یک شرکت بر اصل وحدت فرماندهی تمرکز دارد . سلسله مراتب ارتباطات ، رابطه بین رهبری سازمان و کارکنان آن را مشخص می کند . برای هر کارمندی مهم است که هنگام بحث در مورد فعالیت های روزانه ، به مدیر فوری خود گزارش دهد . اصل وحدت فرماندهی ، جریان مناسبی از اطلاعات را در یک شرکت ایجاد می کند . به عنوان مثال ، مدیر عامل می تواند به مدیر بازاریابی دستور دهد و مدیر بازاریابی مستقیماً فقط به مدیر عامل گزارش می دهد .
- کنترل یا نظارت : اصل کنترل یا نظارت بر تعداد کارمندانی که یک مدیر می تواند با آنها کارآمد کار کند تمرکز دارد . برای یک مدیر مهم است که بتواند بر کارمندانی که به آنها گزارش می دهند نظارت کند . تعداد کارمندانی که یک مدیر بر آنها نظارت می کند به شایستگی و توانایی آنها و همچنین کار تیمی بستگی دارد .
- هماهنگی بخش ها با یکدیگر : یک سازمان بزرگتر شامل بخش های مختلف است . این اصل طراحی به تیم ها در هر بخش اجازه می دهد تا روی وظایف خاص تمرکز کنند . هماهنگ کردن فعالیت های مختلف در شرکت بسیار مهم است ، بنابراین هر بخش می تواند به طور موثر با همدیگر کار کنند .
- تعادل مسئولیت ها : برای مدیران مهم است که اطمینان حاصل کنند که هر کارمند به میزان مساوی کار می کند . داشتن تعادل بین مسئولیت ها به کاهش احتمال درگیری در بین اعضای تیم کمک می کند . همچنین تضمین می کند که شرکت از زمان و مهارت های کارمند به طور موثر استفاده می کند .
- تعریف کارکردی : تعریف روشنی از مسئولیت و اختیار بین رهبری ، مدیریت و کارکنان می تواند کلیدی باشد . اگر تعریف روشنی از مسئولیت های خاص وجود نداشته باشد ، این احتمال وجود دارد که کار ناقص بماند .
- سادگی ارتباط : ساده‌سازی اختیارات ارتباطات در سراسر یک سازمان می‌تواند منجر به سردرگمی کمتری در بین کارکنان راجع به اینکه ؛ در مواجهه با چالش‌ها به چه کسی می‌توانند نزدیک شوند ، می شود .
- سازگاری با تغییر : توانایی تغییر کردن و یا به عبارتی توانایی انطباق با تغییرات برای یک سازمان سودمند است . ایجاد یک طراحی سازمانی که به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا با شرایط خاص سازگار شود ، بسیار مهم است .
یکی از موارد موفقیت سازمان ها ، رعایت اصول مدیریت منابع انسانی می باشد ، از طریق مدیریت ریسک کسب و کار سازمان می تواند …
فرآیند تصمیم گیری
شما و تیم رهبری ارشدتان باید قدرت تصمیم گیری نهایی را داشته باشید . با این حال ، باید ایده‌ها و دیدگاه‌ها را از همه سطوح شرکت جمع آوری کنید . با درخواست پیشنهادات از همه کارمندان و با تشویق ایده های پایین به بالا شروع کنید . از این گذشته ، آنها به شدت در کار روزانه شرکت شما درگیر بوده و دانش عمیقی از پویایی و روابط تیم دارند . دیدگاه آنها را در مورد اینکه چه چیزی موثر است و چه چیزی می تواند بهتر باشد ، نادیده نگیرید . از این بازخورد برای ارزیابی کلی شرکت خود استفاده کنید . سپس چشم انداز استراتژیک خود را برای آینده در نظر بگیرید . اطلاعاتی که در اختیار دارید از قبیل ؛ تغییرات بازار قریب الوقوع ، تغییر در استراتژی ها یا اولویت ها ، مسائل مالی ، قراردادها و پروژه های آتی ، ادغام و یا ادغام های بالقوه را با هم تیمی های خود به اشتراک گذاشته و با یکدیگر تبادل نظر کنید . علاوه بر این ، همه تیم ها به طور مستقیم و غیرمستقیم روی یکدیگر تأثیر می گذارند . پرسنل سطح پایین ممکن است برای درک این روابط و اینکه چگونه برخی تغییرات می توانند جریان کار هماهنگ را تضعیف کنند ، دید کافی نداشته باشند . تمایل و اشتیاق کارمندان شما برای ایفای نقش به احتمال زیاد مهمتر از مهارت است . در شرکت های کوچک‌تر ، و به‌ویژه استارت آپ‌ها ، تمرکز کمتری بر روی تقسیم دقیق مسئولیت‌ها بر اساس شرح وظایف و تمرکز بیشتری بر روی انجام کارهایی است که باید انجام شوند . اگر شرکت های بزرگتری دارید ، مهارت کارکنان نقش مهم تری ایفا می کند . در شرکت های بزرگ تر ، افراد برای انجام وظایف خاص و ویژه مورد نیاز هستند تا کیفیت کاهش نیافته و بیشتر روی پیشبرد کسب و کار تمرکز شود . داشتن یک ساختار سازمانی که نیازهای اهداف کسب و کار شما و مشتریانتان را برآورده کند ، رکنی مهم برای داشتن یک شرکت موفق است . به این ترتیب فرآیند تصمیم گیری شما در طراحی سازمانی بهبود می یابد .
ارزیابی اثربخشی طراحی سازمانی
استفاده از اصول طراحی سازمانی می تواند منجر به داشتن یک سازمان کارآمد شود . این بدان معناست که شرکت می تواند به اهداف خود دست یابد . ارزیابی طرح سازمانی می تواند به شما در شناسایی زمینه های نیاز به بهبود کمک کند . در اینجا چند رویکرد وجود دارد که می توانید برای ارزیابی طراحی سازمانی از آنها استفاده کنید :
- رویکرد مبتنی بر منابع : این رویکرد ، اثربخشی سازمان را در مورد اینکه آیا می تواند منابع مورد نیاز برای عملکرد بالا را به دست آورد یا خیر ، ارزیابی می کند .
- رویکرد فرآیند داخلی : این رویکرد ، بر فرآیند تولید یک سازمان تمرکز می کند و اثربخشی آن را با استفاده از کارایی اقتصادی داخلی تعیین می کند .
- رویکرد هدف : این رویکرد ، بر ارزیابی اثربخشی یک سازمان با نظارت بر اینکه چقدر می‌تواند به اهداف عملیاتی خود برسد، تمرکز دارد .
کارآفرینان و یا صاحبان کسب و کار ها ، برای اعمال پیشرفت و عملکرد بالا در شرکت و یا کسب و کارشان ؛ اهمیت منابع انسانی …
طراحی اصولی ساختار سازمانی موجب پیشرفت شرکت شما می شود
نمونه‌ای از ساختار سازمانی ، ساختار غیر متمرکز است که به افراد و تیم‌ها درجات بالایی از استقلال را می‌دهد ، آن هم بدون اینکه نیازی به یک تیم اصلی جهت تأیید منظم تصمیم های تجاری داشته باشند . نمونه بارز این ساختار غیرمتمرکز ، برند جانسون و جانسون است . یکی از نمونه های موفق دیگر ، شرکت استارباکس می باشد که تحت یک ساختار سازمانی کاملاً تعریف شده عمل می‌کند . این طراحی سازمانی از عملیات جهانی آن پشتیبانی کرده و تصمیم گیری و هماهنگی کارآمد را در شبکه گسترده فروشگاه ها و بخش‌هایش ممکن می‌سازد ؛ که همین امر در نهایت سبب پیشرفت شرکتشان شده است . ساختار سازمانی شرکت برای تقویت نوآوری ، مسئولیت پذیری و همکاری در سطوح مختلف سازمان طراحی شده است . در رأس ساختار ، مدیر اجرایی ( مدیر عامل ) قرار دارد که جهت گیری استراتژیک کلی شرکت را تعیین کرده و بر عملکرد آن نظارت می کند .