تدوین ساختار سازمانی

تدوین ساختار سازمانی

تدوین ساختار سازمانی  یکی از ملزومات  اساسی مدیریت در هر سازمانی به حساب می آید. چگونگی نگاه مدیر به توانمندی‌ها و ظرفیت‌های سازمان و منطق ارتباط  آن با ویژگی‌های محیطی را نشان می‌دهد. ساختار مبین سازمان‌دهی خاصی می باشد که مدیران برای پیش برد اهداف و استراتژی‌ها و کسب رضایت ذی‌نفعان مورداستفاده قرار می‌دهند.

تدوین ساختار سازمانی

ساختار سازمانی  که بنای تعامل نیروهای انسانی با یکدیگر و اساس روابط کار را تعیین می‌کند. سطح تعارض، چالش‌ها، پیچیدگی‌ها، رسمیت و میزان روابط غیررسمی و روحیه کارهای تیمی از طریق ساختار تعیین می شود. این‌که چه نیروهایی با چه ویژگی‌ها و مهارت‌ها در چه جایی مورداستفاده قرارمی گیرند جوابی است که طراحی یک ساختار مناسب به مدیر می‌دهد.از این جهت داشتن یک ساختار متناسب، چابک و معطوف به اهداف سازمانی  کمک بسیاری به پیشبرد بهتر کارها و راهبری سازمان به‌منظور تحقق اهداف استراتژیک آن داشته باشد.

ضرورت و مزایای انجام پروژه

هر شرکتی برای فعالیت رقابتی و به صرفه، نیازمند سرمایه گذاری  در سه بعد ساختار، فرایند و منابع انسانی می باشد. اصلاح  این سه بعد به شرکت های مادر تخصصی کمک می کند تا هماهنگی در ساختار و نحوه عملکرد سازمان ها و مجموعه های مرتبط افزایش پیدا کند. این  باعث افزایش  رقابت پذیری سازمانمی شود و امکان جهت دهی به سازمان ها را در کمترین زمان، فراهم می کند. این یکپارچه سازی  مقدمه ای برای پیاده سازی سیستم کنترل دقیق با توجه به عملکرد واحدها و سازمان ها است.

انواع ساختار سازمانی

سازمان ها بر اساس ماهیت، نوع و سطح تکنولوژی، ابعاد و همچنین شاخص هایی نظیر اهداف و راهبردها، اندازه، فرهنگ، تکنولوژی، پیچیدگی، رسمیّت و تمرکز، می توانند از یکی از اشکال ساختار سازمانی زیر استفاده نمایند. تعیین شکل بهینه ساختار سازمانی برای شرکت ، یکی از مراحل آغازین انجام کار می باشد که پس از انجام فاز شناخت سازمان، میسر می شود.

سازمان بر اساس وظیفه

سازمان بر اساس محصول/ خدمت/مشتری

سازمان بر اساس منطقه عملیات(جغرافیا)

ساخت خزانه ای یا ماتریسی

سازمان ترکیبی یا چندگانه(هیبریدی)

تدوین ساختار سازمانی

تدوین ساختار سازمانی  یکی از ملزومات  اساسی مدیریت در هر سازمانی به حساب می آید که مدیران برای کسب رضایت ذی‌نفعان مورداستفاده قرار می‌دهند.

مراحل انجام پروژه

مرحله نخست  انجام مصاحبه ها و جمع آوری اطلاعات اولیه شامل :

بررسی مستندات و مدارک موجود

انجام مصاحبه ها با مدیران و کارکنان

مرحله دوم  شناسایی فرایندهای کاری شامل :

شناسایی و تدوین شناسنامه فرایندهای سازمانی

مرحله سوم  تدوین ساختار کلان سازمانی (Top Chart) شامل :

به گزینی سازمان های مشابه موفق

بررسی الزامات کسب و کار

تدوین ساختار کلان سازمانی شرکت هدف

طراحی، بهینه سازی و متناسب سازی و یکپارچه سازی ساختارهای کلان سازمانی ادارات کل نمایندگی وابسته

مرحله چهارم  اصلاح فرایندها شامل :

ارائه پیشنهاد برای اصلاح فرایندهای فعلی

ایجاد فرایندهای مورداحتیاج باتوجه به نیاز کارفرما

استانداردکردن فرایندهای در جریان در ستاد مرکزی و ادارات کل نمایندگی های وابسته

مرحله پنجم تدوین ساختار تفصیلی و شرح مشاغل شامل :

تدوین ساختار سازمانی  و شرح وظایف و ماموریت های هر واحد در ستاد مرکزی می باشد.

تدوین ساختار سازمانی و شرح وظایف و ماموریت های هر واحد در ادارات کل نمایندگی وابسته است.

تدوین شناسنامه های مشاغل، وظایف، شرایط احراز می باشد.

مرحله ششم  تهیه گزارش فاز شامل :

تدوین و نگارش گزارش نهایی پروژه

تدوین  ساختار سازمانی در صورت ضعف چارت سازمانی احتمال اینکه  کارکنان به سختی بتوانند وظایف خود را به درستی انجام دهند و تصمیم‌گیری‌ها به صورت غیرمنطقی اتخاذ شوند. در این صورت طراحی چارت جدید باید به گونه‌ای انجام شود که باعث بهبود عملکرد سازمان شود. این  شامل تغییرات در سلسله مراتب مدیریت، تعریف وظایف و مسئولیت‌ها، تغییرات در فرآیندهای کاری و همچنین تغییرات در فرهنگ سازمانی است.

 رابطه تدوین  ساختار سازمانی با استراتژی

تدوین ساختار سازمانی باید با استراتژی کلی سازمان هماهنگی داشته باشد. برای مثال در صورتی که استراتژی سازمان بر اساس ابتکار و توسعه محصولات جدید باشد، ساختار سازمانی باید طوری طراحی شود که به افراد در تحقق این هدف کمک کند.  ممکن است سازمان به صورت تیم‌های کوچک تقسیم شده باشد تا بهترین نتیجه را در زمینه نوآوری و توسعه محصولات بدهد.